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关于做好2018年度档案材料移交和自存档案整理工作的通知
发布部门:党政办公室 发布时间:2019-02-28 浏览次数:13

各单位:

为进一步规范我校档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案在各项工作中的积极作用。请各单位按照《关于进一步加强和规范档案管理工作的通知》(校办文〔20173号)的有关要求,做好2018年度档案材料移交和自存档案整理工作,现就有关事项通知如下:

一、归档、移交范围

1凡本单位在工作活动中直接形成的,能反映本单位工作和活动的,具有一定保存价值的文字、图表、声像等各种不同形式的载体材料均属本单位档案的归档范围(见校办文〔20173号)

2、归档的文件材料包括纸质材料和声像、电子文件材料等(照片、光盘、影像等)。纸质材料需提供电子版,随纸质文件材料一同归档。

3、学校以及各单位获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗等有保存价值的实物档案。

二、归档、移交要求

1、各单位要高度重视,做好本单位档案材料的收集、整理与移交工作,保证归档文件材料完整、齐全,任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

2、属于移交的纸质档案材料,校内各类发文需移交发文处理单、底稿和红头文件(红头文件一式2份),上级来文需移交收文处理单和文件各1份。

3、凡产生的文件材料涉及多个部门的,由主办部门负责移交,相关部门协助提供材料。

4、重要请示类文件材料如已答复,须提供相关批复材料。各单位有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的,以册(本)为单位移交。

5、归档的文件材料应是原件,复印件原则上不归档(无原件可提供复印件)。

6、归档材料必须完整,要认真检查,不缺页、漏项、有附件需提供附件。

7、移交的声像档案需剪辑整理后标明事由、人物、时间、地点并刻录光盘(一式3份);归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间,并刻录光盘(一式3份)

三、档案材料移交和自存档案整理时间

1自通知下发之日起,各单位即可整理移交。移交档案材料截止到38日,移交时必须填写 “档案移交目录”(见附件1)一式2份,加盖所在单位印章并交接双方签字后,各单位留存1份,档案室留存1份备查。

2、各单位自存档案整理5月底需报送归档文件目录纸质版1份(见附件2),电子版发送邮箱58852513@qq.com6月份对照所报送的归档文件目录进行检查。

3、纸质材料报送综合档案室行政楼417房间。

附件1档案移交目录.doc

附件2归 档 文 件 目 录.doc

                                                  

                                                   党政办公室

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